会社が成長してくると、商談・採用などで、より多くの人との接点が生まれます。そんなときに、会社の魅力や歴史を分かりやすく伝える会社案内があるととても便利です。
そこでこの記事では「会社案内の作り方」を紹介します。まだ、会社案内が無いという企業も、すでにあるが作り直したいと思っている企業も、ポイントをおさえて、ビジネスに役立つ会社案内を制作しましょう。
会社案内の作り方
会社案内は、次の７つのステップで作成します。それぞれの詳しい内容は、後ほど解説していきます。
- 情報を集める
- 掲載する内容を決める
- 構成を決める
- 原稿・素材を準備する
- デザインする
- 内容をチェックする
- 印刷する
会社案内を作る意味
具体的な作り方を紹介する前に、会社案内を作る意味を確認してみましょう。会社案内を作ると、どんないいことがあるのでしょうか。
多くの人に会社やサービスを知ってもらうことができる
会社案内を作成しておけば、時間が無い人に渡したり郵送したりすることで、より多くの人に会社やサービスを知ってもらうことができます。
説明が楽になる
自社のことを説明するときに、図や写真なども交えて分かりやすく伝えることがきるようになります。
会社への理解を深めることができる
会社案内を作成するためには、様々な情報収集や、部署間でのやり取りが必要になってきます。そのため、会社案内を制作する担当者自身が、自社についての理解を深めることができます。
１．情報を集める
それでは、具体的な作り方を解説していきます。最初のステップとして、必要な情報収集を行いましょう。
１－１．過去の印刷物をできるだけ集める
会社の歴史や傾向をしっかりと理解するためにも、できるだけ過去の印刷物を集めましょう。
１－２．同業他社の会社案内を集める
業界の傾向を探るためにも、同業他社の会社案内も集めましょう。ゼロから内容を考えるより、参考となるものがあったほうが、制作を速く進められますし、最終的な出来もいいことが多いです。
２．掲載する内容を決める
次に、会社案内に掲載する内容を検討します。
２－１．目的を明確にする
掲載内容を決めるためには、まず会社案内を作成する目的を明確にしましょう。目的を明確にすることはとても重要です。目的によって、掲載する内容から構成、デザインまで様々なものが変わってきます。
目的の例
消費者・顧客にサービス内容を知ってもう
学生・転職者に事業内容や会社の雰囲気を知ってもらう
社員やパート・アルバイトに会社の理念やサービスへの理解を深めてもらう
２－２．使い方を明確にする
目的に合わせて「どこでどのように使うか」まで明確にしておくと、制作がよりスムーズに進みます。「チラシを挟むことが多い」「封筒に入れることが多い」など、特別な仕様が必要かどうかも明確にしておきましょう。
使い方の例
会社の受付等で渡す
営業部の人が新規開拓で手配りする
DMで郵送する
系列店や提携店に置く
２－３．掲載する内容を決める
目的・使い方に合わせて、過去の資料・競合他社の資料を参考にしつつ、掲載する内容を決めます。
掲載内容の例
事業概要
商品・サービスの一覧
商品・サービスの詳細
強み・アピールポイント
社員紹介
沿革
３．構成を決める
３－１．一番強調したい内容は何かを決める
会社案内を作る目的や自社の強みなどから、一番伝えたいことは何かを考えます。
会社の名前を売り込みたい
一番売り上げの高いサービスを強調したい
新たなサービスを売り込みたい
普通に会社案内の説明をしたい
３－２．構成を決める
掲載する内容を「どのような順番で」「どれくらいの量」掲載するのかを決めます。読む人が違和感なく読めて、会社として伝えたいことが伝わるような順番・分量を考えていきましょう。
４．原稿・素材を準備する
内容が決まったら、実際に原稿や写真の準備を進めます。
４－１．原稿を書く
文章を作成します。企業のイメージに合った文体や、ターゲットに分かりやすい言葉で書くように意識しましょう。もちろん、かならずしも社内で執筆する必要はなく、自社への取材や執筆を請け負ってくれる会社も存在します。
４－２．素材を集める
写真や図、ロゴマークなどの素材を集めます。事前の情報収集で集まっているものも多いと思いますが、以下のようなところから集めましょう。
素材元の例
HP
過去の会社案内
壁に貼ってある社訓
社内報
リーフレット、チラシ、パンフレット
あわせて、新たに写真を撮影したり、図やイラストを作成する場合もあります。
５．デザインする
内容がそろったら、会社案内のデザインを作成します。簡単なものであれば、Web上で公開されているようなテンプレートでも作成することができます。ある程度ボリュームがあったり、しっかりしたものを作成したい場合は、会社案内制作を行っている会社や、プロのデザイナーの方に依頼することをお勧めします。
デザインを、制作会社やデザイナーの方に依頼するときには、「かっこよくして」「シンプルにして」といったような曖昧な言葉を使わないように気をつけましょう。
具体的な他社の例などを活用して、しっかりと認識を合わせるようにしましょう。
６．内容をチェックする
デザインまで済んだら、内容の誤りなどがないかチェックしましょう。特に電話番号やメールアドレス、商品の金額といった部分は十分に注意がひ必要です。
また、上司や社長などチェックしてもらうべき人がいる場合は、必ず印刷をする前に確認してもらいましょう。
７．印刷する
内容の修正完了したら、印刷して会社案内の完成です。
まとめ
ステップと各ステップでの注意点を確認しましょう。
- 情報を集める
- 掲載する内容を決める
- 構成を決める
- 原稿・素材を準備する
- デザインする
- 内容をチェックする
- 印刷する
会社案内を制作会社に依頼する場合でも、１～４は自社が主導となって進める場合が多いです。情報収集や目的の明確化といった、事前の段階から気を抜かずに制作を進めることで、読み手に伝わりやすい会社案内を作ることができるはずです。