「やっと重要な仕事を任されるようになったのに年々業務数が増えて、手が回らない……」という方は多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、内海正人さんが著書『仕事と組織はマニュアルで動かそう』で解説している「チームで使うマトリクス思考法とは」をご紹介します。

内海正人

人事コンサルタント
総合商社の金融子会社にて法人営業、融資業務、債権回収業務を行う。その後、人事コンサルティング会社を経て、株式会社船井財産コンサルタンツにて人事コンサルタント、経営コンサルタントとして、コンサルティング業務を行う。平成15年に日本中央会計事務所に合流、日本中央社会保険労務士事務所代表として現在に至る。

マトリックスを活用して仕事を振る

仕事の優先順位はマトリックスで考えましょう。そして、チームで仕事を回し、全体的に最適な状態を保つことがリーダーの役目と考えています。

具体的にはどういうことかというと、業務の内容を次の4つに分けて考えます。

  1. リーダーにしかできない仕事
  2. リーダーがやっている仕事
  3. 部下に任せられるがリーダーがしている仕事
  4. 部下に任せられる仕事

そして、優先順位としては、「リーダーにしかできない仕事」が優先順位の1番です。あなた独自の仕事やあなたでなければできない仕事ということです。たとえば、決裁や戦略立案などです。ここは、リーダーであるあなたしか出来ない領域です。誰にもお願いできない部分でもあります。リーダーとしての力の見せ所です。

次に「リーダーがやっている仕事」についてです。これは、「リーダー以外ができない仕事」ではないにせよ、リーダーに求められている仕事です。例えば、問題あるクレーム処理や大型案件の営業の仕事が該当します。経験が求められたり、特殊なスキルが必要となるの業務が該当します。よって「他の誰か」に任せるということがなかなかできないのです。中長期的に見れば手離れしていく業務かもしれませんが、すぐには無理と考えられます。

それから、「他人に任せられるがリーダーがしている仕事」です。これは、業務に対してきちんと教育すれば、他人に任せられる部分です。経験値がそんなに必要とはされず、ある程度のスキルで実践できる仕事ということになります。例えば、ルート営業や決算処理などがここに入ります。この領域は、きちんと教育するかしないかで手離れできるか否かが異なってきます。

ここは短期的に手離れを考えましょう。

本当に自分で行う必要がある仕事なのか?

そして、「部下に任せられる仕事」についてです。ここの領域を意外とみなさん自分で手を動かしてはいませんか? ここに位置する仕事はリーダーのあなたでなくてもこと足りるのです。そして、誰でもができるような仕事です。となると、あなたがここの仕事に手を使う必要は無いのです。リーダーの「時給」を考えたら、他にやるべきことがいろいろあるはずです。

1人で仕事をしているというのなら仕方がないですが、効率を考え他にできることは、他のスタッフに任せましょう。この領域の仕事は、事務手続きや雑務が当たります。

チームの業務を4つ領域に当てはめて見ましょう。すると、「ムリ、ムラ、ムダ」が見えてくるはずです。リーダーの仕事、スタッフの仕事を「質」の面から区分けすることが可能です。さらに、業務振り分けの問題の解決が見えてきます。ここで重要なのはチーム全体が最適な状態になっているかどうかということです。このポイントで振り分けを考えましょう。

まとめ

この記事では、内海正人さんの著書より「部下に仕事を振る4項目のマトリックス」をご紹介しました。

「自分でやったほうが速いから」と、自分で行う必要のない仕事も、ついついやってしまうことはよくありますよね。改めて、マトリックスを用いて仕事を任せることで、「自分にしかできないこと」に時間を費やしましょう!

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